Arsenal gestisce tutte le fasi compresa la diretta, fornendo all'emittente TV o al MaxiSchermo immagini fluide, inquadrature e dati consistenti con le azioni della regata, scene d'effetto.
L'evento con V-CAM va pianificato in tempo, per garantire una prestazione affidabile e di successo. Il programma deve infatti evitare sovrapposizioni con altri impegni dell'attrezzatura ed inoltre c'è la necessità di attivare azioni logistiche con buon anticipo; non ultimo è il lavoro per la personalizzazione della grafica e per le verifiche ambientali locali.

Le attività principali sono:

verifica della copertura per la trasmissione dati sul sito (GPRS/UMTS) reperimento dei dati cartografici digitali per il modello 3D del territorio (uffici delle Regioni) creazione del modello 3D del territorio reperimento di disegni, schemi ed immagini delle imbarcazioni creazione dei modelli 3D delle imbarcazioni coordinamento con l'emittente TV e/o il fornitore di MaxiSchermo attivazione di connessione ADSL sul sito (Telecom) se non esistente attivazione di fornitura energia elettrica sul sito (ENEL) se non esistente

L'organizzatore dell'evento deve stabilire quali sono gli yacht da tracciare con V-CAM e facilitare il contatto con i relativi armatori o progettisti per ottenere in tempo utile disegni ed immagini necessari per la realizzazione dei modelli 3D delle imbarcazioni. Durante la regata inoltre l'organizzatore fornirà assistenza per comunicare le posizioni delle boe ed eventuali riduzioni di percorso.

Il sistema V-CAM richiede l'installazione del BlueBox sullo yacht. L'operazione è elementare e consiste nel fissare saldamente l'apparecchio al pulpito di poppa con tre o quattro piccole cime; segue la registrazione dell'orientamento del BlueBox, che viene effettuata a terra sulla console di controllo. 
Il BlueBox è autoalimentato per un'autonomia di più di dodici ore; nel caso la manifestazione si svolga su un periodo di più giorni, Arsenal provvede alla ricarica notturna ed alla reinstallazione a bordo.
Normalmente è il team di Arsenal ad applicare ed attivare il BlueBox; la semplicità dell'operazione consente però che venga effettuata senza problemi anche dall'equipaggio